Die vollständige Anleitung zum Betrieb der degaso Kasse — von der Inbetriebnahme über den täglichen Verkauf bis zum Kassenabschluss. Geschrieben so, dass sie zugleich als Anwenderdokumentation nach GoBD und als aufbewahrungspflichtige Bedienungsanleitung nach dem AEAO zu § 146a AO dient.
Diese Anleitung beschreibt die Bedienung der degaso Kasse — der Kassensoftware der degaso GmbH — in der Fassung, die für den steuerlich relevanten Betrieb maßgeblich ist. Sie richtet sich an alle, die an der Kasse arbeiten, an die verantwortliche Unternehmerin oder den verantwortlichen Unternehmer und an Prüferinnen und Prüfer der Finanzverwaltung.
Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146a) gehören Bedienungsanleitung, Programmieranleitung und Programmierprotokolle des eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystems zu den Unterlagen, die nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufzubewahren sind. Fehlen sie, kann das für sich genommen bereits einen formellen Mangel der Buchführung begründen. Diese Anleitung ist genau dieses Dokument.
Bewahren Sie sie zusammen mit Ihrer Verfahrensdokumentation auf — ausgedruckt oder als PDF. Sie können sie über die Druckfunktion Ihres Browsers als PDF speichern; das Layout ist dafür eingerichtet. Beim Drucken entfallen Navigation und Inhaltsverzeichnis automatisch.
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Bezeichnung des Systems | degaso Kasse (intern: degaso-cash) |
| Hersteller | degaso GmbH, Austraße 101A, 96465 Neustadt bei Coburg |
| Art des Systems | Elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 KassenSichV |
| Technische Sicherheitseinrichtung | Cloud-TSE der fiskaly GmbH, BSI-Zertifizierungs-ID BSI-K-TR-0522-2025 |
| Unterstützte Länder | Deutschland (TSE nach KassenSichV), Österreich (RKSV) |
| Diese Anleitung beschreibt | den deutschen Betrieb nach KassenSichV |
Ihre eingesetzte Software-Version und die Seriennummern stehen nicht in dieser Anleitung, sondern in Ihrem TSE-Nachweis-PDF, das Sie jederzeit aus der Cloud erzeugen können (siehe Abschnitt 3.7). Die Version Ihrer Kasse sehen Sie außerdem oben links im Menü der Kasse. Halten Sie das PDF mit Ihrer Verfahrensdokumentation zusammen — es ist der Nachweis, welche Kasse mit welcher TSE bei Ihnen läuft.
Die degaso Kasse besteht aus drei Teilen, die zusammenarbeiten. Für das Verständnis der steuerlichen Abläufe ist wichtig, welcher Teil welche Daten hält.
| Bestandteil | Läuft wo | Hält welche Daten |
|---|---|---|
| Die Kasse (Bedienoberfläche und lokaler Kassendienst) | Auf dem Kassengerät selbst: Windows, macOS, Linux, Android oder iOS. Der lokale
Kassendienst lauscht auf Port 3434. |
Die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Vorgänge: offene Bestellungen, Artikelstamm, Einstellungen, sowie die bezahlten Belege des laufenden Kassenabschlusses. |
| Die degaso Cloud | Auf Servern der degaso GmbH, erreichbar unter cloud.degaso.de. | Das dauerhafte Archiv: alle abgeschlossenen Kassenabschlüsse mit sämtlichen Einzelbelegen, das Kassenbuch, Auswertungen und die Exportfunktionen. |
| Die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) | Als Cloud-TSE bei der fiskaly GmbH. | Den signierten, fortlaufenden Transaktionsspeicher nach KassenSichV. Aus ihm entstehen der TSE-Export und die DSFinV-K-Daten. |
Ein Verkauf durchläuft immer dieselben Stationen. Diese Reihenfolge ist für das Verständnis von Stornos, Ausfällen und Exporten entscheidend:
Was das für eine Prüfung bedeutet: Die vollständigen Einzelaufzeichnungen liegen in der Cloud, nicht auf dem Kassengerät. Ein Blick auf das Gerät zeigt nur den laufenden, noch nicht abgeschlossenen Tag. Die prüfungsrelevanten Daten holen Sie über den Datenexport der Cloud.
Bei der Einrichtung legt jedes Gerät fest, welche Rolle es übernimmt. Nur die Hauptkasse ist ein eigenständiges Aufzeichnungssystem mit eigenem Kassennamen und eigener Abschlussnummernfolge.
| Geräteart | Bedeutung | Eigener Kassenname? |
|---|---|---|
| Hauptkasse | Vollwertige Kasse mit eigenem Konto und eigenem Kassennamen. Führt die Belegnummern und die Kassenabschlussnummern. | Ja |
| Bedienergerät | Zusatzgerät (z. B. Handgerät im Service), das auf einer Hauptkasse arbeitet. Alle Buchungen laufen auf deren Nummernkreis. | Nein |
| Bestellmonitor | Anzeige eingehender Bestellungen, etwa in Küche oder Theke. Keine Kassenfunktion. | Nein |
| Selbstbedienungskasse | Kiosk-Modus, an dem Gäste selbst bestellen und bezahlen. Bucht auf die zugehörige Hauptkasse. | Nein |
Am unteren Bildschirmrand liegt die Hauptnavigation mit vier Bereichen:
Über den Namen oben öffnet sich das Menü mit den Zusatzfunktionen (Zeiterfassung, Bruchbuch, Checklisten, Reservierungen, Support-Chat) und dem Abmelden. Welche Einträge erscheinen, hängt von den für Ihren Betrieb freigeschalteten Funktionen ab.
Die Inbetriebnahme ist ein steuerlich relevanter Vorgang: Ab diesem Zeitpunkt ist die Kasse ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO, und ab diesem Zeitpunkt läuft die Frist für die Kassenmeldung. Protokollieren Sie Datum und Uhrzeit der Inbetriebnahme — ein Vordruck dafür liegt in der Verfahrensdokumentation, Anlage A.
Beim ersten Start führt ein Assistent durch die Einrichtung. Es gibt drei Wege hinein:
Jede Hauptkasse erhält einen Kassennamen (z. B. „Hauptkasse Theke“). Dieser Name ist die dauerhafte Kennung der Kasse: Unter ihm laufen die Kassenabschlüsse in der Cloud, nach ihm werden Exporte und Auswertungen gefiltert, und unter ihm erscheint sie in der Kassenmeldung.
Den Kassennamen nicht nachträglich ändern. Der Name klammert alle Abschlüsse einer Kasse zusammen. Wird er geändert, zerfällt die Historie in zwei Stränge, und ein Export über einen Z-Nummern-Bereich findet die älteren Abschlüsse nicht mehr unter dem neuen Namen. Ist eine Änderung unvermeidbar, melden Sie sich vorher bei uns.
Legen Sie fest, ob das Gerät Hauptkasse, Bedienergerät, Bestellmonitor oder Selbstbedienungskasse ist (siehe Abschnitt 2.3). Bedienergeräte und Bestellmonitore werden anschließend mit einer bestehenden Hauptkasse verbunden — an der Hauptkasse über das Menü mit „Neues Gerät verbinden“.
Der Assistent bietet die Einrichtung von Bon-Drucker, Küchen-Drucker und Tresen-Drucker an. Der Bon-Drucker ist der Belegdrucker im Sinne der Belegausgabepflicht; Küchen- und Tresendrucker geben nur Arbeitsanweisungen aus und haben keine steuerliche Funktion.
Die Kasse kann Drucker im Netzwerk selbst suchen. Alternativ tragen Sie die IP-Adresse direkt ein. Prüfen Sie nach der Einrichtung mit einem Testdruck, ob der Beleg vollständig und lesbar ist.
Unterstützt werden unter anderem Adyen, Mollie, MyPos, OPI, SumUp, Softpay, VR pay me und ZVT-Terminals. Die Einrichtung erfolgt im Assistenten oder später unter Einstellungen › Bezahlung.
Für die Kassenführung ist wichtig: Kartenumsätze werden in der Kasse als Zahlart KARTE geführt und fließen nicht in den Bargeldbestand ein. Sie erscheinen im Kassenabschluss getrennt als unbare Zahlung.
Die Verbindung zur technischen Sicherheitseinrichtung wird in aller Regel automatisch hergestellt: Sobald der Kunden-Token bekannt ist, holt sich die Kasse die TSE-Zugangsdaten aus der Cloud. Sie müssen dort normalerweise nichts eintragen.
Kontrollieren können Sie es unter Einstellungen › TSE-Daten. Dort stehen vier Felder und die Landeskennung:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| API-Key / API-Secret | Die Zugangsdaten Ihres Betriebs zur Cloud-TSE bei fiskaly. |
| TSE-ID | Die Kennung der technischen Sicherheitseinrichtung selbst. |
| KASSEN-ID | Die Kennung dieser Kasse (Client) an der TSE. Sie erscheint auf dem Beleg als Seriennummer der Kasse. |
| Land | Nur zur Anzeige. Steuert, ob nach deutschem TSE-Verfahren oder österreichischem RKSV-Verfahren signiert wird. |
Über die Wolken-Schaltfläche rechts oben holt die Kasse die Daten erneut aus der Cloud. Sind die Felder leer und bleiben sie es auch nach dem erneuten Abruf, wenden Sie sich an den Support — ohne TSE-Daten darf nicht produktiv kassiert werden.
Die TSE-Zugangsdaten sind Geheimnisse. Behandeln Sie sie wie ein Passwort. Sie gehören nicht in eine Bedienungsanleitung, nicht auf einen Aushang an der Kasse und nicht in eine E-Mail an Dritte. Für eine Prüfung werden sie nicht benötigt — dort zählen Seriennummern und Zertifikatsangaben, und die stehen im TSE-Nachweis-PDF.
Jedes elektronische Aufzeichnungssystem und die dazugehörige TSE müssen dem Finanzamt einmalig gemeldet werden. Gemeldet werden nur Stammdaten — Hersteller, Modell, Seriennummern, Zertifizierungs-ID und Anschaffungsdatum. Es werden keine Buchungsdaten übermittelt, und es entsteht kein Zugriff auf Ihre TSE.
Die Meldedaten erzeugt die Cloud für Sie:
Fristen im Blick behalten. Neu angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden; auch die Außerbetriebnahme ist innerhalb eines Monats mitzuteilen. Bewahren Sie die Übermittlungsbestätigung mit der Verfahrensdokumentation auf. Fragen zu Ihrem konkreten Fall beantwortet Ihre Steuerkanzlei.
Zum Abschluss der Einrichtung führt die Kasse automatisch einen leeren Kassenabschluss durch. Er trägt die Nummer 1, enthält keinen Umsatz und dient allein dazu, das Gerät in der Cloud-Übersicht anzumelden. Ab dem nächsten Abschluss zählt die Nummernfolge normal weiter.
Jede Buchung, jedes Storno und jeder Kassenabschluss wird mit dem Namen der bedienenden Person aufgezeichnet. Diese Angabe wandert in den Beleg, in den Kassenabschluss und in den DSFinV-K-Export. Sie ist damit Teil der Einzelaufzeichnung — gemeinsam genutzte Sammelkennungen unterlaufen den Zweck und sollten nicht eingerichtet werden.
Unter Einstellungen › Mitarbeiter legen Sie Bedienerinnen und Bediener mit Namen an und vergeben je Person einen PIN-Code. Mitarbeitende ohne PIN werden in der Liste kursiv dargestellt.
Der Anmeldemodus gilt für das ganze Gerät und kennt drei Stufen:
| Modus | Ablauf | Eignung |
|---|---|---|
| Nur Namen auswählen | Antippen des Namens genügt. | Nur wo alle Bedienenden ohnehin unter Aufsicht arbeiten. Bietet keinen Schutz gegen Buchungen unter fremdem Namen. |
| Nur PIN-Code eingeben | PIN eingeben, die Kasse erkennt die Person daran. | Der übliche, schnelle Weg im laufenden Betrieb. |
| Name und PIN eingeben | Name auswählen und PIN bestätigen. | Die sicherste Variante, empfohlen für Betriebe mit vielen Bedienenden. |
Empfehlung für die Verfahrensdokumentation: Verwenden Sie einen PIN-gestützten Modus und halten Sie schriftlich fest, dass PINs nicht weitergegeben werden dürfen. Das ist ein Baustein Ihres internen Kontrollsystems und wird in der Prüfung gern gesehen.
Neben den Bedienenden gibt es die Administratorrolle. Sie darf Artikel und Einstellungen ändern, Geräte verbinden und Abschlüsse durchführen.
Zusätzlich lässt sich unter Einstellungen › Passwortschutz ein Passwort festlegen und gezielt bestimmen, welche Bereiche es schützt — typischerweise Tagesabschluss, Einstellungen und Auswertungen. Vergeben Sie dieses Passwort und dokumentieren Sie, wer es kennt.
In der Cloud arbeiten Sie entweder mit dem Zugang des Betriebs oder mit persönlichen Mitarbeiterzugängen und abgestuften Rechten. Für die steuerlichen Unterlagen sind zwei Rechte maßgeblich: das Einsehen der Kassenabschlüsse und das Ausführen von Datenexporten. Vergeben Sie das Exportrecht bewusst nur an die Personen, die es brauchen — Exporte sind vollständige Steuerdaten Ihres Betriebs.
Offene Bestellungen sind noch keine Geschäftsvorfälle. Solange nicht bezahlt wurde, darf umgebucht, geteilt, zusammengeführt und storniert werden, ohne dass eine TSE-Transaktion entsteht. Erst das Bezahlen erzeugt den steuerlichen Vorgang. Das ist zulässig und entspricht der Systematik der KassenSichV — die Aufzeichnungspflicht knüpft an den abgeschlossenen Geschäftsvorfall an.
Vor der Zahlung stehen im Bestellmenü zur Verfügung:
Die Zwischenrechnung ist kein Beleg im Sinne des § 146a Abs. 2 AO. Sie trägt keine TSE-Signatur und ersetzt den Beleg nicht. Der Beleg entsteht erst mit dem Bezahlvorgang.
Mit Später bezahlen bleibt der Vorgang offen — es entsteht kein Beleg und keine TSE-Transaktion.
| Zahlungsart | Wirkung im Kassenbestand | Ausweis |
|---|---|---|
| BAR | Erhöht den Bargeldbestand. Es entsteht automatisch eine Kassenbuchbewegung „BAR Verkauf“. | Bar im Kassenabschluss und in DSFinV-K als Zahlart „Bar“. |
| KARTE | Kein Einfluss auf den Bargeldbestand. | Unbar im Kassenabschluss und in DSFinV-K als „Unbar“. Der eingesetzte Kartenanbieter wird mitgespeichert. |
| RECHNUNG | Kein Einfluss auf den Bargeldbestand. | Unbar, mit den erfassten Rechnungsdaten am Beleg. |
Meldet ein Kartenterminal keinen sauberen Abschluss — etwa weil die Verbindung abgerissen ist, die Zahlung am Terminal aber nachweislich erfolgreich war — lässt sich die Buchung in der Kasse manuell abschließen. Ein solcher Vorgang wird als erzwungen gekennzeichnet und ist im Datenbestand als solcher erkennbar.
Regel für Ihr internes Kontrollsystem: Eine erzwungene Kartenbuchung nur dann vornehmen, wenn ein Terminalbeleg oder der Terminalabschluss den Zahlungseingang belegt. Halten Sie den Vorgang schriftlich fest (Datum, Uhrzeit, Betrag, Grund, Bediener) und legen Sie den Terminalbeleg dazu. Der Vordruck dafür liegt in der Verfahrensdokumentation, Anlage D.
Nach § 146a Abs. 2 AO muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg erstellt und der Kundschaft zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Vorgang entstehen. Ob er mitgenommen wird, ist unerheblich — angeboten werden muss er.
| Weg | Beschreibung |
|---|---|
| Bondruck | Der Beleg wird unmittelbar auf dem Bon-Drucker ausgegeben. Der Standardweg, wenn der digitale Bon ausgeschaltet ist. |
| Digitaler Bon | Nach der Zahlung erscheint das Fenster „Ihr digitaler Bon“ mit einem QR-Code, über den die Kundschaft den Beleg abruft, sowie Rechnungsbetrag, Trinkgeld und Rückgeld. Der Beleg enthält dieselben Pflichtangaben einschließlich der TSE-Daten. Aus demselben Fenster lässt sich der Beleg mit Bondruck jederzeit zusätzlich auf Papier ausgeben, mit Bewirtungsbelegdruck als Bewirtungsbeleg. |
| Zweitausfertigung | Über die Belegübersicht im Bereich Abschluss lässt sich ein bereits erzeugter Beleg erneut ausgeben. Ein Nachdruck ist kein neuer Geschäftsvorfall und erzeugt keine neue TSE-Transaktion. |
Den digitalen Bon schalten Sie unter Einstellungen › Drucker › Druck-Einstellungen mit der Option Digitaler Bon ein und aus. Ist er aus, druckt die Kasse den Beleg unmittelbar; ist er an, wird er angezeigt und kann auf Knopfdruck gedruckt werden.
Der digitale Bon entbindet nicht von der Belegausgabepflicht. Der Beleg muss der Kundschaft angeboten werden — zeigen Sie den QR-Code aktiv vor oder bieten Sie den Papierbon an. Ein Fenster, das ungesehen weggeklickt wird, erfüllt die Pflicht nicht.
Der Bewirtungsbeleg ist die für den Betriebsausgabenabzug nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gebräuchliche Form mit Feldern für Anlass und Teilnehmer. Er lässt sich direkt nach der Zahlung oder später über die Belegübersicht im Bereich Abschluss ausgeben.
Der Beleg enthält die Angaben nach § 6 KassenSichV und § 14 UStG: Name und Anschrift des Betriebs, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum und Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs, die Artikelzeilen mit Menge und Art, das Entgelt und den Steuerbetrag je Steuersatz, die Zahlart, die Belegnummer sowie die Kennung der Kasse.
Dazu kommt der TSE-Block. Er wird in einer von zwei Formen ausgegeben:
| Form | Inhalt |
|---|---|
| Klartext |
Serien Nr. Kasse · Signaturzähler · Startzeit ·
Endzeit · Transaktionsnummer · Signatur ·
public_key · algorithm
|
| QR-Code | Derselbe Inhalt maschinenlesbar nach dem Verfahren der KassenSichV. Wird verwendet, wenn die TSE die Daten in dieser Form liefert — unter anderem beim österreichischen RKSV-Verfahren. |
Steht diese Zeile anstelle des TSE-Blocks, wurde der Vorgang ohne gültige TSE-Signatur abgeschlossen. Der Umsatz ist vollständig aufgezeichnet und wird korrekt weiterverarbeitet, aber es liegt eine Störung der technischen Sicherheitseinrichtung vor. Was jetzt zu tun ist, steht in Abschnitt 10.3 — und es ist zu tun, nicht zu ignorieren.
Die Kasse vergibt fortlaufende Belegnummern ohne Lücken. Die Nummer steht auf dem Beleg und wird mit ihm gespeichert. Eine Lücke in der Nummernfolge wäre ein Prüfungsansatz — sie entsteht im Normalbetrieb nicht.
Der Grundsatz: Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die degaso Kasse setzt das um, indem abgeschlossene Belege nie geändert und nie gelöscht werden. Jede Korrektur ist ein eigener, nachvollziehbarer Vorgang.
Ist ein Artikel falsch gebucht und noch nicht bezahlt, wird er storniert. Die Kasse verlangt dabei einen Stornogrund. Zur Auswahl stehen:
Der Vorgang wird mit Bediener und Grund festgehalten, und es wird ein Storno-Bon gedruckt, damit Küche und Theke die Änderung nachvollziehen können. Bereits bezahlte Artikel lassen sich auf diesem Weg nicht mehr stornieren — die Kasse weist das ab.
„kein Grund“ ist der schlechteste Eintrag. Häufige gründelose Stornos sind in der Prüfung ein klassischer Anknüpfungspunkt. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, immer den zutreffenden Grund zu wählen, und halten Sie diese Anweisung in Ihrer Verfahrensdokumentation fest.
Ist bereits bezahlt worden, ist der Geschäftsvorfall abgeschlossen und signiert. Er wird nicht zurückgenommen, sondern durch eine Gegenbuchung ausgeglichen: ein neuer Vorgang mit negativem Betrag über dieselben Positionen. Dieser Vorgang
Im Ergebnis stehen im Datenbestand beide Vorgänge: der ursprüngliche und die Korrektur. Genau das ist gewollt.
Ausnahme: Vorgänge mit verkauften Gutscheinen oder eingelösten Treuebelohnungen können nicht auf diesem Weg storniert werden — die Kasse lehnt das ausdrücklich ab, weil sonst Gutscheinguthaben und Belegwelt auseinanderlaufen würden. Wenden Sie sich in einem solchen Fall an den Support.
| Nicht möglich | Hintergrund |
|---|---|
| Einen bezahlten Beleg nachträglich bearbeiten | § 146 Abs. 4 AO. Es gibt keine Funktion dafür — weder in der Kasse noch in der Cloud. |
| Einen bezahlten Beleg löschen | Ebenso. In der Cloud werden Belege ausschließlich neu eingefügt; ein Änderungs- oder Löschweg für den Betrieb existiert nicht. |
| Einen Kassenabschluss rückgängig machen | Die Abschlussnummer ist vergeben und die Daten sind übertragen. Korrekturen erfolgen im Folgeabschluss. |
| Belegnummern überspringen oder neu vergeben | Die Nummernfolge wird von der Kasse geführt und ist nicht bedienbar. |
Das Kassenbuch der Kasse erfasst alle Bewegungen des Bargeldbestands: Barverkäufe automatisch, Einlagen und Entnahmen manuell. Sie erreichen es über Abschluss › Kassenbuch. Jede Zeile trägt Datum, Info, Steuersatz, Betrag und den resultierenden Kassenstand.
Ob die Kassenbuchansicht an der Kasse sichtbar ist, steuern Sie unter Einstellungen › Abschluss/Kassenbuch mit der Option Kassenbuch anzeigen.
Eine Bargeldkasse muss jederzeit kassensturzfähig sein: Der gezählte Bestand muss mit dem rechnerischen Bestand übereinstimmen. Erfassen Sie deshalb jede Entnahme und jede Einlage sofort — auch die kleine Privatentnahme und den Einkauf beim Großmarkt. Ein nicht erfasster Griff in die Kasse ist der häufigste Grund für eine Zuschätzung.
Trinkgeld wird beim Bezahlen getrennt erfasst und getrennt ausgewiesen. Es geht als eigener Betrag in den Beleg und in die Auswertungen ein. Die steuerliche Behandlung — Trinkgeld an Arbeitnehmer gegenüber Trinkgeld an den Unternehmer — richtet sich nach Ihrer betrieblichen Situation; klären Sie sie mit Ihrer Steuerkanzlei und halten Sie das Ergebnis in der Verfahrensdokumentation fest.
Der Kassenabschluss — umgangssprachlich Tagesabschluss oder Z-Bericht — ist der wichtigste wiederkehrende Vorgang der Kassenführung. Er schließt einen Zeitraum ab, vergibt eine fortlaufende Z-Nummer und überträgt alle Belege dieses Zeitraums in das dauerhafte Archiv der Cloud. Ohne Kassenabschluss gelangen keine Daten in die Cloud.
Unter Einstellungen › Abschluss/Kassenbuch lässt sich der Automatische Kassenabschluss aktivieren und eine Uhrzeit festlegen („Täglich um … Uhr“). Die Kasse schließt dann selbstständig ab.
Bei aktivem Automatikabschluss weiterhin täglich prüfen, ob die Übertragung erfolgreich war. Der Automatismus ersetzt die Kontrolle nicht — er ersetzt nur das Antippen. Legen Sie die Uhrzeit so, dass der Betrieb sicher beendet ist; ein Abschluss mitten im laufenden Geschäft zerschneidet den Tag in zwei Z-Nummern.
Meldet die Kasse einen Fehler beim Kassenabschluss, sind die Daten nicht verloren. Sie bleiben lokal gespeichert und werden beim nächsten Abschlussversuch erneut übertragen. Gehen Sie so vor:
Jeder Abschluss trägt eine fortlaufende Nummer je Kasse. Diese Nummer ist die Klammer, unter der die Belege in der Cloud liegen — und sie ist die Auswahl, mit der eine Betriebsprüfung arbeitet. Der DSFinV-K-Export lässt sich gezielt über einen Z-Nummern-Bereich („Von Z-Nummer … bis Z-Nummer …“) erzeugen; siehe Exporte.
Lücken in der Z-Nummernfolge entstehen im Normalbetrieb nicht. Fällt Ihnen eine auf, klären Sie das umgehend mit dem Support und halten Sie das Ergebnis fest.
Beim Bezahlen spricht die Kasse die Cloud-TSE bei fiskaly an: Sie meldet sich mit den hinterlegten Zugangsdaten an, startet eine Transaktion und beendet sie unmittelbar darauf mit den Beträgen je Steuersatz und der Zahlart. Zurück kommen Signaturzähler, Transaktionsnummer, Start- und Endzeit, Signaturwert, öffentlicher Schlüssel und Algorithmus. Diese Angaben landen auf dem Beleg und werden mit dem Beleg gespeichert.
Die Steuersätze werden dabei auf die Kategorien der KassenSichV abgebildet: Regelsatz, ermäßigter Satz, die Sondersätze für land- und forstwirtschaftliche Umsätze sowie „ohne Steuer“.
Die Kasse wartet je Schritt nur kurz auf die TSE. Das ist Absicht: Eine hängende TSE darf den Verkauf nicht blockieren. Antwortet die TSE nicht rechtzeitig, wird der Vorgang trotzdem vollständig aufgezeichnet — nur eben ohne Signatur, erkennbar am Vermerk „TSE nicht verbunden“ auf dem Beleg.
Ein TSE-Ausfall ist kein Grund, den Betrieb einzustellen — aber er ist zu erkennen, zu dokumentieren und zu beheben. Nach § 146a AO ist der Ausfall auf dem Beleg ersichtlich zu machen (das erledigt die Kasse mit dem Vermerk) und die Ausfallzeit ist zu dokumentieren.
Die eingesetzte technische Sicherheitseinrichtung ist eine Cloud-TSE der fiskaly
GmbH mit der BSI-Zertifizierungs-ID BSI-K-TR-0522-2025. Den Nachweis mit den
Seriennummern Ihrer konkreten Installation erzeugen Sie jederzeit als PDF in der Cloud
(siehe Abschnitt 3.7).
Im Bereich Abschluss › Auswertung sehen Sie den laufenden Zeitraum: Umsatz gesamt und je Bediener, Barumsatz, Bargeldbestand sowie die Belegliste mit Zeit, Zahlart, Bediener, Tisch und Umsatz. Von dort lassen sich Belege nachdrucken und Bewirtungsbelege erzeugen.
Die vollständigen, zeitraumübergreifenden Auswertungen stehen in der Cloud: Berichte, Z-Berichte, Statistiken, Periodenvergleich und die Kassenbuchübersicht. Für steuerliche Zwecke sind ausschließlich die Cloud-Auswertungen und die Exporte maßgeblich — die Ansicht an der Kasse zeigt nur den noch nicht abgeschlossenen Zeitraum.
Achtung, aufbewahrungspflichtig: Änderungen an Artikelstamm, Preisen, Steuersätzen und Zahlungsarten sind Programmieränderungen im Sinne des AEAO zu § 146a. Die entsprechenden Programmierprotokolle sind aufzubewahren. Führen Sie dafür die Änderungsübersicht in der Verfahrensdokumentation, Anlage B.
| Bereich | Inhalt | Steuerlich relevant |
|---|---|---|
| Steuersätze | Die im Betrieb verwendeten Umsatzsteuersätze. | Ja — jede Änderung protokollieren. |
| TSE-Daten | Zugangsdaten und Kennungen der technischen Sicherheitseinrichtung. | Ja — Änderungen nur nach Rücksprache. |
| Abschluss/Kassenbuch | Automatischer Abschluss und Uhrzeit, Kassenbuchanzeige, eigene Ein- und Auszahlungsgründe. | Ja. |
| Storno | Verhalten und Gründe des Stornodialogs. | Ja. |
| Passwortschutz | Passwort und geschützte Bereiche. | Ja — Teil des internen Kontrollsystems. |
| Bezahlung | Zahlungsarten und Kartenterminals. | Ja. |
| Gutscheine, Rabatte | Gutscheinarten, Rabattstufen. | Ja. |
| Drucker | Bon-, Küchen- und Tresendrucker. | Der Bondrucker ja (Belegausgabe), die übrigen nein. |
| Mitarbeiter | Bediener, PINs, Anmeldemodus. | Ja. |
| Schnittstellen-Integrationen | Anbindungen an weitere Systeme. | Je nach Anbindung. |
| Reservierungs-Tool, Kiosk/SB, System | Betriebsabläufe und Gerätefunktionen. | Überwiegend nein. |
Artikel, Warengruppen, Preise und Steuersätze pflegen Sie im Bereich Artikel oder zentral in der Cloud unter Artikel, von wo aus sich Speisekarten und Preise auf mehrere Kassen verteilen lassen.
Bereits erzeugte Belege ändern sich dabei nicht. Eine Preisänderung wirkt nur nach vorn; die Historie bleibt so, wie sie war. Genau deshalb ist die Änderung selbst zu dokumentieren: Aus dem heutigen Artikelstamm lässt sich sonst nicht mehr ableiten, welcher Preis im Prüfungszeitraum galt.
Empfehlung: Preisänderungen zum Abschlusszeitpunkt vornehmen, nicht mitten im laufenden Verkaufstag. Und: Nicht mehr benötigte Artikel deaktivieren statt löschen — dann bleibt die Zuordnung alter Belege nachvollziehbar.
Handgeräte im Service buchen auf die Hauptkasse. Sie führen keine eigene Nummernfolge und keinen eigenen Abschluss. Für die Kassenführung zählt allein die Hauptkasse.
Zeigt eingehende Bestellungen in Küche oder Theke. Keine Kassenfunktion, keine steuerliche Relevanz.
An Selbstbedienungskassen bestellen und bezahlen Gäste selbst. Steuerlich gilt dasselbe wie an der bedienten Kasse: Jeder Vorgang wird signiert, jeder Vorgang erzeugt einen Beleg. Der Beleg wird gedruckt oder als digitaler Beleg über QR-Code angeboten.
Wird an einem SB-Terminal der Service-Modus genutzt, um Einstellungen vorzunehmen, verlassen Sie ihn danach über das Menü mit Service-Modus verlassen, damit das Gerät wieder für Gäste bereitsteht.
Software-Aktualisierungen werden von degaso bereitgestellt. Ein Update ändert nichts an bereits erzeugten Belegen. Halten Sie das Datum größerer Aktualisierungen und die neue Versionsnummer in der Änderungsübersicht Ihrer Verfahrensdokumentation fest — die eingesetzten Programmstände gehören zur Systemdokumentation.
Die aktuelle Version sehen Sie im Menü der Kasse oben links.
Die dauerhafte Sicherung der steuerlich relevanten Daten leistet die Cloud: Mit jedem Kassenabschluss wandern die Belege dorthin und verbleiben dort über die Aufbewahrungsfrist. Eine gesonderte Sicherung des Kassengeräts ist dafür nicht erforderlich.
Daraus folgt die wichtigste Betriebsregel überhaupt: Führen Sie den Kassenabschluss zuverlässig durch. Solange nicht abgeschlossen wurde, liegen die Belege des laufenden Zeitraums nur auf dem Gerät. Geht das Gerät in dieser Zeit verloren oder kaputt, sind diese Daten weg. Ein Gerät, das tagelang nicht abgeschlossen hat, ist ein Risiko.
Für Kassensysteme, die ihre fiskalischen Sicherungen selbst hochladen, führt die Cloud zusätzlich ein Backup-Center mit den abgelegten Archiven und GoBD-Dateien. Näheres unter Exporte, Abschnitt 5.
Ihre Daten in der Cloud bleiben von der Ausserbetriebnahme eines Geräts unberührt und weiterhin exportierbar.
Diese Übersicht fasst zusammen, was das System nicht für Sie erledigen kann. Sie eignet sich als Aushang und als Anlage zur Verfahrensdokumentation.
| Wann | Was |
|---|---|
| Einmalig bei Inbetriebnahme | Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER; TSE-Nachweis-PDF ablegen; Verfahrensdokumentation erstellen; Inbetriebnahmedatum protokollieren. |
| Täglich | Kassenabschluss durchführen und erfolgreiche Übertragung prüfen; Bargeldbestand zählen und mit dem ausgewiesenen Bestand abgleichen; alle Einlagen und Entnahmen im Kassenbuch erfassen. |
| Bei jedem Verkauf | Beleg erstellen und anbieten; Stornogrund korrekt wählen; unter eigener Bedienerkennung arbeiten. |
| Bei Störungen | TSE-Ausfall und fehlgeschlagene Übertragungen protokollieren; erzwungene Kartenbuchungen mit Terminalbeleg dokumentieren. |
| Bei Änderungen | Preis-, Steuersatz-, Artikel- und Einstellungsänderungen in der Änderungsübersicht festhalten (Programmierprotokolle). |
| Laufend | Verfahrensdokumentation aktuell halten; neue Mitarbeitende einweisen und die Einweisung dokumentieren. |
| Bei Ausserbetriebnahme | Letzten Abschluss, Exporte sichern, Meldung ans Finanzamt. |
| Über die Aufbewahrungsfrist | Bedienungsanleitung, Verfahrensdokumentation, TSE-Nachweise, Programmierprotokolle und Exporte aufbewahren (§ 147 AO). |
| Symptom | Zuerst prüfen | Wenn das nicht hilft |
|---|---|---|
| „TSE nicht verbunden“ auf dem Beleg | Internetverbindung; TSE-Daten unter Einstellungen vollständig? | Ausfall protokollieren, Support anrufen, Betrieb fortsetzen. Siehe 10.3. |
| Kassenabschluss meldet Fehler | Internetverbindung; Abschluss erneut versuchen. | Support. Daten bleiben lokal erhalten — nichts löschen, nichts neu installieren. |
| Beleg wird nicht gedruckt | Papier, Stromversorgung, Netzwerkverbindung des Druckers; Testdruck. | Digitalen Beleg anbieten, bis der Drucker wieder läuft. Belegausgabepflicht bleibt bestehen. |
| Kartenterminal antwortet nicht | Verbindung zum Terminal; Terminal neu starten. | Nur mit Terminalbeleg manuell abschließen und dokumentieren. Siehe 5.5. |
| Bedienergerät findet die Hauptkasse nicht | Beide Geräte im selben Netz? Hauptkasse eingeschaltet? | An der Hauptkasse über das Menü erneut „Neues Gerät verbinden“. |
| Abschluss fehlt in der Cloud | In der Cloud unter „Z-Berichte“ nachsehen, Kassenname und Zeitraum prüfen. | Support — bitte Kassenname und Z-Nummer bereithalten. |
| Telefon | +49 9566 8004900 |
| info@degaso.de | |
| Support-Chat | In der Kasse über das Menü, in der Cloud unten rechts |
| Anschrift | degaso GmbH, Austraße 101A, 96465 Neustadt bei Coburg |
Für Rückfragen einer Prüferin oder eines Prüfers stehen wir unmittelbar zur Verfügung. Siehe Datenspeicherung & TSE, Abschnitt 7.