Daten­speicherung, TSE und Prüfungsfall

1. Die Kurzfassung

Die folgenden Abschnitte belegen diese Aussage im Einzelnen. Sie sind so geschrieben, dass sie einer Prüferin oder einem Prüfer als Herstellererklärung vorgelegt werden können, und gehören als Anlage zur Verfahrensdokumentation des Betriebs.

2. Wo die Daten liegen

2.1 Zwei Orte, eine klare Grenze

2.2 Der Übergang

Mit dem Kassenabschluss übergibt die Kasse alle Belege des abgeschlossenen Zeitraums, das Kassenbuch und den daraus erzeugten DSFinV-K-Kassenabschluss an die Cloud. Die Übertragung läuft über eine verschlüsselte Verbindung und weist sich mit dem Schlüssel des Betriebs aus.

2.3 Betrieb der Cloud

Die degaso Cloud wird von der degaso GmbH betrieben. Die Anwendung ist unter cloud.degaso.de erreichbar, die Schnittstelle der Kassen unter api.alleskasse.de. Sämtliche Verbindungen zwischen Kasse, Cloud und technischer Sicherheitseinrichtung sind transportverschlüsselt.

3. Warum die Daten unveränderbar sind

§ 146 Abs. 4 AO verlangt, dass eine Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die degaso Kasse erfüllt das auf drei Ebenen, die unabhängig voneinander wirken.

3.1 Erste Ebene: die Signatur der TSE

Im Moment der Zahlung wird der Vorgang von der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung signiert. Die Signatur bindet Beträge je Steuersatz, Zahlart, Start- und Endzeit sowie einen fortlaufenden Signaturzähler aneinander. Eine nachträgliche Änderung an den Daten würde die Signatur ungültig machen; eine Lücke im Signaturzähler wäre im TSE-Export sichtbar. Diese Ebene liegt außerhalb unserer Reichweite — sie wird von der TSE geführt, nicht von uns.

3.2 Zweite Ebene: keine Änderungsfunktion

Ist ein Vorgang bezahlt, gibt es in der Bedienoberfläche der Kasse keine Funktion, ihn zu bearbeiten oder zu löschen. Der Versuch, einen bereits bezahlten Artikel zu stornieren, wird von der Kasse ausdrücklich abgewiesen. Korrekturen laufen ausschließlich über eine Gegenbuchung: ein neuer Vorgang mit negativem Betrag, mit eigener Signatur, eigener Belegnummer und eigenem Beleg. Beide Vorgänge — der ursprüngliche und die Korrektur — bleiben im Datenbestand nebeneinander stehen und sind als zusammengehörig erkennbar.

3.3 Dritte Ebene: die Cloud schreibt nur hinzu

In der Cloud werden Kassenabschlüsse und Einzelbelege ausschließlich neu eingefügt. Es gibt weder in der Weboberfläche noch in der für Betriebe zugänglichen Schnittstelle einen Weg, einen übertragenen Beleg oder Abschluss zu ändern oder zu löschen — die entsprechenden Funktionen existieren nicht. Wer einen Beleg korrigieren will, muss den Weg über die Gegenbuchung an der Kasse gehen; das Ergebnis ist ein zusätzlicher Datensatz, nie ein veränderter.

3.4 Vollständige Offenheit: was der Hersteller kann

3.5 Zusammenfassung

4. Sicherung und Verfügbarkeit

4.1 Die Cloud ist die Sicherung

Für die steuerlich relevanten Daten ist keine gesonderte Sicherung des Kassengeräts erforderlich: Mit jedem Kassenabschluss wandern die Belege in die Cloud und verbleiben dort. Ein Gerätedefekt, ein Diebstahl oder ein Austausch der Kasse führt nicht zum Verlust der Aufzeichnungen — nur der noch nicht abgeschlossene Zeitraum liegt ausschließlich auf dem Gerät.

4.2 Getrennte Ablage von Abschluss und Belegen

In der Cloud liegt je Kassenabschluss ein Kopfdokument mit Kasse, Abschlussnummer, Zeitraum und Belegzahl; die Belege selbst liegen als eigene Datensätze daneben und verweisen auf ihren Abschluss. Diese Trennung hält auch sehr große Abschlüsse — mehrere tausend Belege an einem Veranstaltungstag — vollständig und auswertbar.

4.3 Zusätzlicher Sicherungsspeicher

Für Kassensysteme, die fiskalische Sicherungsdateien und GoBD-Exporte selbst hochladen, führt die Cloud zusätzlich ein Backup-Center. Dort liegen die abgelegten Archive je Kasse und Zeitraum und lassen sich einzeln oder gebündelt herunterladen. Näheres in der Exportanleitung, Abschnitt 5.

4.4 Protokollierung

Jeder Aufruf, den die Cloud an die technische Sicherheitseinrichtung und an den DSFinV-K-Dienst richtet, wird je Betrieb protokolliert: Zeitpunkt, Vorgang, Anfrage und Ergebnis. Diese Protokolle machen nachvollziehbar, wann welcher Export erzeugt wurde und wie er ausgegangen ist. Sie stehen für Rückfragen im Prüfungsfall zur Verfügung.

5. Die technische Sicherheitseinrichtung über fiskaly

5.1 Welche TSE eingesetzt wird

5.2 Was bei jeder Zahlung geschieht

1. Anmeldung Die Kasse meldet sich mit den TSE-Zugangsdaten des Betriebs an und erhält ein kurzlebiges Zugriffstoken.
2. Transaktion starten Die Transaktion wird unter einer eindeutigen Vorgangskennung eröffnet.
3. Transaktion abschließen Mit den Beträgen je Steuersatz — Regelsatz, ermäßigter Satz, die Sondersätze für land- und forstwirtschaftliche Umsätze, ohne Steuer — und der Zahlart (bar oder unbar).
4. Signatur übernehmen Zurück kommen Signaturzähler, Transaktionsnummer, Start- und Endzeit, Signaturwert, öffentlicher Schlüssel, Signaturalgorithmus und die Seriennummer der Kasse. Diese Angaben werden auf dem Beleg ausgegeben und mit dem Beleg gespeichert.

5.3 Zugangsdaten und Zuständigkeit

Die TSE-Zugangsdaten gehören dem Betrieb, nicht uns und nicht der einzelnen Kasse. Sie werden zentral hinterlegt und von der Kasse bei der Einrichtung abgerufen; eine manuelle Eingabe ist möglich, aber im Regelfall nicht nötig.

Beim Abruf der Seriennummern für den TSE-Nachweis fragt die Cloud unmittelbar bei fiskaly an — mit den Zugangsdaten des Betriebs und einem kurzlebigen Token. Der Weg führt bewusst nicht über einen Umweg in unserem Backend: Es sind fremde Geheimnisse für eine fremde Auskunft.

5.4 Ausfall der TSE

Antwortet die TSE nicht — bei einer Cloud-TSE fast immer wegen einer gestörten Internetverbindung —, wird der Verkauf nicht blockiert. Der Vorgang wird vollständig erfasst und gespeichert; auf dem Beleg erscheint anstelle des Signaturblocks der Vermerk „TSE nicht verbunden“. Damit ist der Ausfall, wie es § 146a AO verlangt, auf dem Beleg ersichtlich.

Der Betrieb ist verpflichtet, die Ausfallzeit zu dokumentieren. Der Vordruck dafür liegt in der Verfahrensdokumentation, Anlage C; das Vorgehen beschreibt die Bedienungsanleitung, Abschnitt 10.3. Signaturen lassen sich nicht nachholen — der ehrliche, dokumentierte Ausfall ist der richtige Weg, nachträgliches Umbuchen der falsche.

5.5 Österreich

In Österreich arbeitet dasselbe System nach der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Die Signatur wird dort als maschinenlesbarer QR-Code auf dem Beleg ausgegeben. Die Umschaltung erfolgt über die Landeskennung in den TSE-Einstellungen. Diese Unterlagen beschreiben den deutschen Betrieb.

6. DSFinV-K und TSE-Export

6.1 Zwei Exporte, zwei Zwecke

6.2 Wie der DSFinV-K-Export entsteht

Die Cloud erzeugt ihn auf Anforderung — er liegt nicht vorbereitet herum, sondern wird für genau den angeforderten Ausschnitt gebaut:

1. Auswahl Sie wählen die Kasse und einen Bereich von Z-Nummern (Kassenabschlussnummern) oder einen Zeitraum.
2. Aufbereitung Die Cloud liest die gespeicherten Kassenabschlüsse mit allen Einzelbelegen und baut daraus die DSFinV-K-Struktur: Abschlusskopf mit Zeitraum und Geschäftstag, Summen je Steuersatz, Zahlarten bar und unbar, und je Beleg eine Transaktion mit Kopf, Positionszeilen und Sicherheitsangaben.
3. Übergabe an den DSFinV-K-Dienst Der aufbereitete Bestand geht an den DSFinV-K-Dienst von fiskaly, der die Prüfungsstruktur erzeugt.
4. Archiv abholen Das fertige .tar-Archiv wird zurückgeliefert und im Browser als Datei gespeichert.

6.3 Wie der TSE-Export entsteht

Der TSE-Export wird unmittelbar bei der technischen Sicherheitseinrichtung angefordert: Die Cloud meldet sich mit den Zugangsdaten des Betriebs an, beauftragt den Export, wartet dessen Fertigstellung ab und liefert die Datei aus. Der Inhalt stammt vollständig aus der TSE — wir stellen ihn bereit, wir erzeugen ihn nicht.

6.4 Weitere Ausgabeformate

7. Im Prüfungsfall

7.1 So erreichen Sie uns

7.2 Was wir leisten

• Systemauskunft. Erläuterung von Architektur, Datenfluss, Speicherung und Signaturverfahren gegenüber der Prüfung — schriftlich oder im Gespräch.
• TSE-Nachweis. Bereitstellung der Angaben zur eingesetzten zertifizierten Sicherheitseinrichtung samt Seriennummern und Zertifizierungs-ID.
• Exporte. Erstellung von DSFinV-K- und TSE-Exporten für beliebige Zeiträume oder Z-Nummern-Bereiche, wenn Sie sie nicht selbst erzeugen können oder wollen.
• Auskunft zu Programmierständen. Welche Software-Version wann im Einsatz war.
• Auskunft zu Eingriffen. Ob und in welchem Umfang administrative Korrekturen an Ihrem Datenbestand vorgenommen wurden (siehe Abschnitt 3.4).
• Technische Begleitung des Datenzugriffs in den Formen Z1, Z2 und Z3.

7.3 Was Sie bereithalten sollten

1. Die Verfahrensdokumentation Ausgefüllt, unterschrieben, mit allen Anlagen und Vorfassungen.
2. Die Bedienungsanleitung Als Ausdruck oder PDF — hier.
3. Die TSE-Nachweise und die Kassenmeldung Das PDF je Kasse und die Übermittlungsbestätigung.
4. Die Protokolle Programmier-, Ausfall- und Ereignisprotokolle.
5. Zugang zur Cloud Für die Einsichtnahme (Z1) und die Erstellung der Exporte (Z3).

7.4 Für Prüferinnen und Prüfer

Sie können sich in einer laufenden Prüfung auch unmittelbar an uns wenden — mit dem Einverständnis des geprüften Unternehmens. Wir stellen die Systemdokumentation zur Verfügung, erläutern das Verfahren und unterstützen bei der Erzeugung der Datenträgerüberlassung. Nennen Sie bitte den Betrieb, den Prüfungszeitraum und die betroffenen Kassen; hilfreich sind die Kassennamen und der Z-Nummern-Bereich.

8. Was wir erklären — und was nicht