Verfahrens­dokumentation Kassenführung

1. Deckblatt und Verantwortung

2. Allgemeine Beschreibung

2.1 Das Unternehmen und seine Geschäftsvorfälle

2.2 Das eingesetzte Aufzeichnungssystem

2.3 Die technische Sicherheitseinrichtung

2.4 Weitere beteiligte Systeme

Tragen Sie hier ein, welche Systeme neben der Kasse an den Geschäftsvorfällen beteiligt sind:

3. Anwenderdokumentation

Die Anwenderdokumentation beschreibt, wie im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird. Die Bedienung des Systems selbst ist vollständig in der Bedienungsanleitung degaso Kasse beschrieben; sie ist Bestandteil dieser Verfahrensdokumentation und aufzubewahren. Hier stehen nur die betrieblichen Festlegungen.

3.1 Wer darf was

Anmeldemodus an der Kasse: .
Passwortgeschützte Bereiche: .
Das Passwort kennen: .

3.2 Arbeitsanweisungen für den laufenden Betrieb

Die folgenden Regeln gelten in unserem Betrieb verbindlich:

• Jede Bedienung meldet sich mit dem eigenen Zugang an. PINs werden nicht weitergegeben.
• Jeder Umsatz wird unmittelbar in der Kasse erfasst — auch bei Andrang, auch bei kleinen Beträgen.
• Zu jedem Vorgang wird ein Beleg erstellt und angeboten (Bondruck oder digitaler Beleg).
• Beim Storno wird immer der zutreffende Grund gewählt; „kein Grund“ ist zu vermeiden.
• Nach der Zahlung wird nicht storniert, sondern über eine Gegenbuchung korrigiert; der Korrekturbeleg wird ausgehändigt.
• Jede Bareinlage und jede Barentnahme wird sofort mit Grund im Kassenbuch erfasst.
• Kartenzahlungen ohne Terminalbestätigung werden nur mit vorliegendem Terminalbeleg manuell abgeschlossen und in Anlage D protokolliert.
• Der Kassenabschluss erfolgt ; die erfolgreiche Übertragung in die Cloud wird geprüft.
• Der Bargeldbestand wird beim Abschluss gezählt und mit dem ausgewiesenen Bestand verglichen; Differenzen werden in Anlage D festgehalten.
• Bei „TSE nicht verbunden“ wird das Ausfallprotokoll (Anlage C) geführt und der Support informiert.

Weitere betriebliche Festlegungen:

3.3 Einweisung der Mitarbeitenden

Neue Mitarbeitende werden vor der ersten selbstständigen Arbeit an der Kasse eingewiesen. Inhalt: Anmeldung, Erfassung, Belegausgabe, Storno- und Korrekturregeln, Kassenbuch, Verhalten bei TSE-Störungen. Die Einweisung wird in Anlage F dokumentiert und von der eingewiesenen Person gegengezeichnet.

3.4 Aufgabenverteilung im Ablauf

4. Technische Systemdokumentation

4.1 Aufbau

Das System besteht aus drei Bestandteilen:

4.2 Datenfluss eines Geschäftsvorfalls

1. Erfassung Artikel werden auf einen offenen Vorgang gebucht. Noch kein Geschäftsvorfall im Sinne der Aufzeichnungspflicht.
2. Signierung Mit dem Bezahlen startet die Kasse eine TSE-Transaktion und beendet sie mit den Beträgen je Steuersatz und der Zahlart. Rückgabe: Signaturzähler, Transaktionsnummer, Start- und Endzeit, Signaturwert, öffentlicher Schlüssel, Algorithmus, Seriennummer der Kasse.
3. Belegausgabe Bondruck oder digitaler Beleg, jeweils mit den TSE-Angaben.
4. Lokale Festschreibung Der Beleg wird mit allen Positionen, Steuerbeträgen, Zahlart, Trinkgeld, Bediener, Tisch, Zeitstempeln, fortlaufender Belegnummer, Kassennamen, Kassenabschlussnummer und den TSE-Daten gespeichert. Bei Barzahlung entsteht zusätzlich eine Kassenbuchbewegung.
5. Kassenabschluss Die Belege des Abschlusses werden zu einem DSFinV-K-Kassenabschluss zusammengefasst (Kopf, Summen je Steuersatz, Zahlarten, Einzeltransaktionen mit Positionszeilen und Sicherheitsangaben) und gemeinsam mit Kassenbuch und Belegen an die Cloud übertragen.
6. Archivierung Die Cloud legt je Kassenabschluss ein Dokument und je Beleg einen eigenen Datensatz an — ausschließlich durch Einfügen. Erst nach der bestätigten Übernahme entfernt die Kasse die lokalen Kopien.

4.3 Aufgezeichnete Datenfelder

4.4 Schnittstellen

4.5 Verfügbarkeit ohne Internet

Die Kasse arbeitet ohne Internetverbindung weiter: Vorgänge werden vollständig erfasst, Belege werden erstellt und lokal gespeichert. Nicht möglich sind währenddessen die TSE-Signierung (der Beleg trägt dann den Vermerk „TSE nicht verbunden“) und die Übertragung an die Cloud. Beides wird nachgeholt, sobald die Verbindung wieder besteht — die Übertragung beim nächsten Kassenabschluss, die Signatur nicht (Signaturen sind nicht nachholbar; der Ausfall ist zu dokumentieren, siehe Anlage C).

5. Betriebsdokumentation

5.1 Betrieb und Zuständigkeiten

5.2 Zugriffsschutz

• Anmeldung an der Kasse mit persönlicher Bedienerkennung und PIN.
• Getrennte Administratorrolle für Einstellungen und Stammdaten.
• Zusätzlicher Passwortschutz für Tagesabschluss, Einstellungen und Auswertungen.
• Zugang zur Cloud über persönliche Zugangsdaten; Exportrecht gesondert vergeben.
• Übertragung zwischen Kasse, Cloud und TSE ausschließlich verschlüsselt.
• Physischer Schutz der Geräte: .

5.3 Datensicherung

Die Sicherung der steuerlich relevanten Daten erfolgt durch die Übertragung in die degaso Cloud bei jedem Kassenabschluss. Dort verbleiben Kassenabschlüsse und Einzelbelege dauerhaft und stehen über die gesamte Aufbewahrungsfrist zum Export bereit. Eine gesonderte Sicherung der Kassengeräte ist nicht erforderlich.

Daraus folgende betriebliche Regel: Der Kassenabschluss ist täglich durchzuführen und die erfolgreiche Übertragung zu kontrollieren. Nicht übertragene Zeiträume liegen ausschließlich auf dem Gerät.

Turnus im Betrieb: · Kontrolle durch:

5.4 Verhalten bei Störungen

5.5 Änderungen am System

Programmieränderungen — Artikel, Preise, Steuersätze, Zahlungsarten, Bedienerrechte, Abschlusseinstellungen — werden in Anlage B festgehalten. Software-Aktualisierungen des Herstellers werden mit Datum und Versionsnummer ebenfalls dort vermerkt. Bereits erzeugte Belege bleiben von Änderungen und Aktualisierungen unberührt.

6. Internes Kontrollsystem

Das interne Kontrollsystem stellt sicher, dass die beschriebenen Abläufe auch tatsächlich eingehalten werden.

6.1 Eingerichtete Kontrollen

6.2 Funktionstrennung

Kassieren und Kontrolle liegen in unserem Betrieb, soweit die Betriebsgröße es zulässt, nicht in derselben Hand. Geregelt ist das so:

Abweichungen von der Funktionstrennung und ihre Begründung:

7. Unveränderbarkeit und Datensicherheit

Die ausführliche Darstellung mit allen technischen Einzelheiten steht in der gesonderten Erklärung Datenspeicherung, TSE und Prüfungsfall des Herstellers. Sie gehört als Anlage zu dieser Verfahrensdokumentation.

7.1 Festschreibung

Ein Geschäftsvorfall wird mit dem Bezahlvorgang festgeschrieben: In diesem Moment wird er von der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung signiert, erhält eine fortlaufende Belegnummer und wird unverändert gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt bietet weder die Kassenanwendung noch die Cloud eine Funktion, den Beleg zu ändern oder zu löschen.

7.2 Korrekturen

Korrekturen erfolgen ausschließlich als eigenständige Gegenbuchung mit eigener Signatur, eigener Belegnummer und eigenem Beleg. Der ursprüngliche Vorgang bleibt vollständig erhalten und ist zusammen mit der Korrektur nachvollziehbar. Damit ist die Anforderung des § 146 Abs. 4 AO erfüllt: Der ursprüngliche Inhalt bleibt feststellbar.

7.3 Speicherung in der Cloud

Kassenabschlüsse und Einzelbelege werden in der Cloud ausschließlich neu eingefügt. Es existiert kein Weg — weder in der Weboberfläche noch über die für Betriebe zugängliche Schnittstelle —, einen übertragenen Beleg oder Abschluss nachträglich zu ändern oder zu löschen. Die Daten stehen über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar zum Export bereit.

7.4 Protokollierung

Sämtliche Aufrufe an die technische Sicherheitseinrichtung und den DSFinV-K-Dienst werden je Betrieb protokolliert — Zeitpunkt, Vorgang, Aufruf und Ergebnis. Diese Protokolle stehen für Rückfragen im Prüfungsfall zur Verfügung.

7.5 Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Cloud erfolgt im Auftrag des Unternehmens. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen (Abschnitt 5.1). Auf den Belegen werden personenbezogene Daten nur erfasst, soweit dies für den Vorgang erforderlich ist — etwa Rechnungsdaten bei der Zahlungsart „Rechnung“.

8. Aufbewahrung und Datenzugriff

8.1 Was aufbewahrt wird

8.2 Aufbewahrungsfristen

Es gelten die Fristen des § 147 Abs. 3 AO. Für die hier genannten Unterlagen ist von einer Aufbewahrung über die gesetzliche Frist auszugehen; die konkrete Frist im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei. Unterlagen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlich sind — Bedienungsanleitung, Verfahrensdokumentation, Programmierprotokolle —, sind so lange aufzubewahren wie die Aufzeichnungen selbst.

8.3 Datenzugriff der Finanzverwaltung

8.4 Ansprechpartner im Prüfungsfall

Die degaso GmbH unterstützt bei Systemauskünften, dem Nachweis der eingesetzten TSE und der Erstellung von Exporten für beliebige Zeiträume. Einzelheiten: Datenspeicherung & TSE, Abschnitt 7.

9. Änderungshistorie dieser Dokumentation

Jede wesentliche Änderung erhält eine neue Fassung. Vorfassungen werden nicht überschrieben, sondern aufbewahrt — die Prüfung will wissen, welche Regeln im Prüfungszeitraum galten.

10. Anlagen und Vordrucke

Die folgenden Vordrucke sind Bestandteil dieser Verfahrensdokumentation. Drucken Sie sie aus und führen Sie sie laufend — oder führen Sie sie digital in gleicher Struktur.

Anlage A — Geräteverzeichnis

Alle im Betrieb eingesetzten Kassengeräte und ihre Zuordnung.

Geräteart: Hauptkasse · Bedienergerät · Bestellmonitor · Selbstbedienungskasse. Die Kassen-Seriennummer entnehmen Sie dem TSE-Nachweis-PDF.

Anlage B — Programmier- und Änderungsprotokoll

Zu erfassen sind: Preisänderungen, neue oder deaktivierte Artikel, Änderungen an Steuersätzen, Warengruppen, Zahlungsarten, Bedienern und Rechten, Abschluss- und Stornoeinstellungen sowie Software-Aktualisierungen.

Anlage C — TSE-Ausfallprotokoll

Zu führen, sobald auf einem Beleg „TSE nicht verbunden“ erscheint. Der Ausfall ist auf dem Beleg bereits ersichtlich; hier wird die Ausfallzeit dokumentiert.

Anlage D — Ereignis- und Abweichungsprotokoll

Für alles, was vom Normalablauf abweicht: fehlgeschlagene Übertragung eines Kassenabschlusses, erzwungene Kartenbuchung, Kassendifferenz, Druckerausfall, Gerätedefekt, Ersatzgerät.

Anlage E — TSE-Nachweise und Kassenmeldung

Hier abzulegen sind:

• das TSE-Nachweis-PDF je Kasse aus der degaso Cloud (Datenexport → TSE-Daten → PDF),
• die Bestätigung der Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO (ELSTER-Übermittlungsprotokoll oder Bestätigung der Steuerkanzlei),
• bei Ausserbetriebnahme: die Mitteilung der Ausserbetriebnahme.

Anlage F — Einweisungsnachweis

Bestätigung, dass die eingewiesene Person die Arbeitsanweisungen aus Abschnitt 3.2 und die Bedienung der Kasse kennt.

Anlage G — Mitgeltende Unterlagen

• Bedienungsanleitung degaso Kasse (Herstellerdokumentation)
• Datenspeicherung, TSE und Prüfungsfall (Herstellererklärung)
• Exporte aus der degaso Cloud (Kurzanleitung)
• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO